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武汉国际会展中心会议服务指南
武汉国际会展中心设有四十多间不同类型、风格和规模的会议厅、多功能厅、国际报告厅、演讲厅、贵宾室、洽谈室、官员办公室等，总面积1.5万平方米，居全国会展场馆之首，是目前国内会展场馆中规模最大、功能最完善、设施最先进的现代会议中心。
一、 中心会议服务介绍
1、会议预订须提前一个月以正式合同形式确定，如有特殊情况，可临时确定
2、中心将在最短的时间内对会议预订者报价
3、中心为客户免费提供专业会议实施方案，以保证会议的周全和成功
4、中心将指定一名项目经理，在会议前与会议预订者会晤，以便您看到将为您服务的主要成员，他们将根据您的要求进行工作
5、中心将做好会前检查帮助工作，视听设备专家将坚持对有关设备进行事先检查，以保证会议设备的正常运行
6、会议膳食服务
6-1为保证准时供餐，中心将根据客户的要求制定开餐时间
6-2中心的团体总帐单将把所有费用加在一起，为便于检查将不会隐蔽增加的额外费用
6-3本中心将始终遵守自己的报价以及服务准则
6-4中心将用自己的工作向您显示我们的会议组织与服务的专业性
6-5为了保证餐饮服务的质量，本中心餐饮部经理将与会议组织者密切配合，讨论餐饮的预算和服务时间表
6-6餐饮部经理还将与会议组织者一起设计特殊的菜单，选择精致引人入胜的菜肴。
6-7在会议的开幕式和闭幕式将有令人难忘的饮食
6-8为保证各代表能全神贯注地参加下午的会议，本中心在午餐的安排中，将偏向于清淡的食品和葡萄酒
6-9会议组织者应事先告诉服务员饮料的预算，请他们适当控制会议代表对饮料的需求量
6-10本中心餐饮部经理在策划用餐时，将考虑有地方风味的食品，同时会了解每一位代表的饮食或宗教禁忌
6-11在考虑闭幕宴会时，中心会安排好座位和主要宴会桌，仔细计划演讲时机和时间，保持宴会的良好气氛。
6-12如客户需要增加宴会的热烈气氛，中心还可提供娱乐表演和舞会乐队等
7、会议商务服务
7-1酒店预订服务
7-2票务预订服务
7-3打字和复印服务
7-4电话服务
7-5传真服务
7-6电脑服务
8、会议车辆服务
8-1本中心将提供车辆租赁业务
8-2对会议VIP贵宾可提供免费接送服务
8-3可根据会议组织者的日程安排和要求派车
8-4中心巴士将提前10-15分钟到达集合地点，等候与会者上车
8-5妥当安排行车路线，保证行车安全
9、会议医疗服务
9-1由于与会者来自全国各地，常会因长途跋涉、气候变化、水土不服、工作紧张而出现身体不适等症状，对此，中心将专设一名医务人员为与会者服务
9-2中心会与周边医院建立定点联系，可及时为与会者提供服务
9-3中心还将准备充足的常用药，以备急需
10、会议礼品服务
为增加会议的纪念意义，会议组织单位可委托本中心订制礼品赠送与会人员。本中心订做的礼品类型有以下几种
10-1文具类：笔、名片夹、台式日厉/钟等
10-2艺术摆设类：地球仪、小型雕塑等办公桌上的摆设
10-3个人饰物纪念品：领带夹、石英表、钥匙扣、
10-4公司产品艺术模型
10-5会议举办所在地的特色产品
10-6会议标志
10-7中心标志
11、特殊设施和服务
11-1照相服务
11-2录音服务
11-3录像服务
12、会议附属服务设施
12-1衣帽间与衣帽架
12-2饮料机与饮料供应
13、会议保密
重要会议，中心可根据会议组织的要求，设置专门的文件存放室或保密室，室内设置文件柜或保密柜并派有专人看守，无关人员不得入内。必要时，在会场周围设置警卫，限制非相关人员接近会场
14、会议安全保卫
14-1主要保证与会者的人身安全，做好与会者的接送、住所、会场的安全保卫以及旅游景点的安排工作
14-2生活方面安全保卫工作：如饮食安全、财物安全、文化娱乐安全和各种用具、设备使用的安全等
二、 会议场所租赁须知
为保持会议场所设备的完好，满足用会单位对会议设施设备以及会议服务等方面的要求，保障使用会议单位的会议效果，请注意下列会议场所使用须知：
1、租赁手续
1-1用会单位在租赁会议室以前须填写会议设施用具预订单及会议配套服务预订单，并经双方签字认可
1-2用会单位在预租会场时须预交30%定金
1-3如有特殊情况须即时使用会场时，须经本中心总经
理或副总经理、会议部经理同意，达成协议后方可使用
1-4未经总经理或副总经理同意，用会单位应在用会当日结清所有款项
2、会前服务项目准备
2-1用会单位须在设施用具预订单及配套服务预订单中说明所需服务项目及要求，或提前两周将会议服务的详细要求通知我中心，以便我中心做好会场布置、会议所需物品、设施等准备工作
2-2如用会单位未及时通知我中心具体服务内容，而在会议前临时增加，我中心将配合协助做好准备工作，如因时间不充足而达不到用会单位要求，责任在用会单位，本中心表示歉意
2-3客人如为会议自带物品需提前存放在中心，应提前通知中心，并提供物品清单，否则对所放之物品应自负责任
3、服务项目
3-1我中心将在会议中提供免费茶水和基本音响设备，并根据用会单位要求随时跟会服务
3-2如用会单位要临时增加其他服务项目，需提前三天告知我中心，并签字认可，费用纳入相关会议设施用具预订单及会议配套服务预订单中
3-3用会单位应遵守协议中所约定的开会时间，超出时间按规定交纳延时费用
4、会议场所设施管理
4-1用会单位要配合本中心，爱护会场设施设备，如不慎损坏，应依价赔偿
4-2用会单位应遵守会场规定，禁止吸烟
4-3禁止携带易燃易爆物品进入中心会场，如违反规定而给中心造成严重损失，其责任由用会单位承担
4-4布置会场时如需在会议厅的墙面上粘贴、悬挂物品时，需经过我中心允许，并在指定位置进行，否则任何对会议厅墙面的损坏将由用会单位赔付
4-5自觉遵守国家有关公共场所设施设备管理治安条例，违者依照条例规定予以处罚
三、 与会者敬请留意以下情况
1、会场如提供桶装饮用水，请自行取用。
2、租用下述会议场所超过半天的，给予一定优惠。
（多功能厅、大型国际报告厅、中型国际报告厅、中型会议厅等）
3、租用会议场所（贵宾室除外）给予1小时免费布置会场，用会单位若要提前布置会场，须告知中心并在规定时间内进行布置，超时则按小时计费
4、在宴会/会议结束后1小时之内，客人须完全撤离会议现场，除非事先得到中心的许可，否则将另行计费。
5、如需在宴会/会议前一天晚上9：00之前做第二天会议的准备工作，或因客人要求延长使用会议室而影响到会议设施的另外租赁，中心将对此收取4小时费用。
6、在任何时候中心的会议联系人都是服务协调员
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